Definition von project biz ↗

Leitstände sind technische Systeme zur Online-Steuerung komplexer Prozesse. Sie kommen überall dort zum Einsatz, wo viele unterschiedliche Informationen laufend zusammengeführt, bewertet und in schnelle, fundierte Entscheidungen übersetzt werden müssen.

Der factory-Projektleitstand überträgt dieses Prinzip auf das Projektmanagement. Er begleitet den Projektprozess von der ersten Idee über die Freigabeentscheidung bis zum erfolgreichen Abschluss und unterstützt das Management dabei, Maßnahmen und Projekte zielgerichtet zu steuern.

Dazu werden strategische Ziele, Ressourcen, Prioritäten und weitere Vorgaben systematisch aufgenommen. Der Leitstand macht konkurrierende Anforderungen sichtbar, bewertet Ziele und Machbarkeiten unter Berücksichtigung der vorhandenen Rahmenbedingungen und schafft so eine belastbare Grundlage für die Entscheidung, welche Projekte gestartet, priorisiert und umgesetzt werden.

Die beiden Bereiche Multiprojektmanagement (MPM) und Single-Projektmanagement (SPM) arbeiten dabei in Echtzeit zusammen. Im MPM-Bereich setzt das Management Ziele, Prioritäten und Steuerungsvorgaben. Im SPM-Bereich werden die Projektdaten aus den Einzelprojekten erfasst – zum Beispiel Plandaten, Istdaten, Terminänderungen, Kostenentwicklungen, Ressourceninformationen oder Zuliefermeldungen.

Der Projektleitstand verdichtet diese Informationen zu steuerungsrelevanten Kennzahlen und stellt sie dem MPM-Bereich als aktuelles Lagebild bereit. Gleichzeitig wirken Entscheidungen aus dem Management direkt zurück in die Einzelprojekte. So entsteht ein geschlossener Steuerungskreislauf: Projektänderungen erzeugen Managementsignale, Managemententscheidungen starten Projektaktionen.

MPM ist die Management-Ebene über alle Projekte hinweg. Anders als das Single-Projekt enthält es nur die wesentlichen Kopfdaten aus den Einzelprojekten – keine Vorgangsdetails.

• Kopfdaten, berechnet aus vorgangsbezogenen Daten: Start, Ende, Summe Kosten, Summe Ergebnisse (PoP)
• Ergänzt um weitere Kopfdaten wie Projektname, Schlüssel, Textinformationen
• Verdichtete Kennzahlen (KPI & cKPI) für Priorisierung und Steuerung
• Drill-down direkt ins zugehörige Single-Projekt bei Bedarf

SPM ist die operative Ebene innerhalb eines einzelnen Projekts und Träger aller wesentlichen Daten.

• Vorgangsbezogene Planung: Termine inkl. Meilensteine, Kosten, Ressourcen, Ergebnisse (PoP)
• Vorgangsbezogenes Ist: Ist-Kosten, Ist-Termine, Ist-Ergebnisse (PoP)
• Kopfdaten: Projektname, Keys, Textinformationen und berechnete Kennzahlen
• Basis für alle verdichteten Kennzahlen im MPM

Soll-Daten sind Vorgaben auf MPM-Ebene, die eingehalten werden müssen – etwa strategische Budget- oder Terminziele für ein Projekt.

Agile Änderungen sind dabei an der Tagesordnung: Soll-Daten werden nicht einmalig eingefroren, sondern bei Bedarf über die Budgetanpassung durch die Controlling-Leitung weiterentwickelt.

Ist-Daten sind die tatsächlichen Ergebnisse auf SPM-Ebene – das, was im Projekt bereits real erreicht, verbraucht oder abgeschlossen wurde.

Zusammen mit den Plandaten bilden sie die Grundlage für Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen.

Plandaten sind die Details auf SPM-Ebene, die beschreiben, wie die Soll-Vorgaben erreicht werden sollen – etwa Termine, Kosten und Ressourcen je Vorgang.

Sie sind die operative Übersetzung der strategischen Soll-Daten in einen konkreten Projektplan.

Prognosen sind mathematische Auswertungen auf Basis verschiedener anerkannter Methoden – etwa Earned-Value-Management (EVM) oder Fortschrittsgradmethoden (PoP).

Sie verbinden Soll-, Ist- und Plandaten zu einer vorausschauenden Einschätzung, wie sich Kosten, Termine und Ergebnisse voraussichtlich entwickeln.

Klassische Budgetfreigabe denkt in einem festen Zyklus: einmal geplant, einmal freigegeben, fertig. Agile Projekte funktionieren anders – Prioritäten, Scope und Ressourcenbedarf verschieben sich laufend.

Der Projektleitstand bildet deshalb Budgetanpassung statt starrer Freigabe ab: Die Controlling-Leitung kann Budgets jederzeit erhöhen, verringern oder Planbudgets freigeben – und der zuständige Projektleiter erhält die Entscheidung sofort zurückgespiegelt.

So bleibt das Budget so beweglich wie das Projekt selbst, ohne die Kontrolle über Freigaben zu verlieren.

Der Cube ist die Sammlung bzw. Kopie aller Vorgänge aller Single-Projekte – eine Ebene unterhalb der reinen MPM-Kopfdaten.

Er wird zum Beispiel für die Ressourcenberechnung benötigt: Auf reiner MPM-Ebene lässt sich nicht ermitteln, wann welche Ressource gebraucht wird – dafür braucht es die Vorgangsdaten aus allen Projekten im Zugriff.

KPI sind Kennzahlen, die automatisch aus üblichen Plan- und Ist-Angaben berechnet werden – ohne Zusatzaufwand für den Projektleiter.

cKPI (combined KPI) entstehen aus der Kombination mehrerer Kennzahlen und liefern tiefere Aussagen zu Planungsqualität, Produktivität und Wirtschaftlichkeit.

Leitgedanke: ein Minimum an Dateneingaben – ein Maximum an Aussagekraft.

PoP steht für eine geplante Ergebnis-Mengeneinheit, unabhängig vom Aufwand. Beispiel: 100 Tabellen = 100 PoP, 30 Screens = 60 PoP, 50 Seiten Handbuch = 25 PoP, 10 Besprechungen = 10 PoP je Mitarbeiter.

So wird Fertigstellung an tatsächlichen Ergebnissen gemessen – nicht nur an verbrauchter Zeit.

Ergänzt den Budgetverbrauch um die Restarbeit-Perspektive: Budgetverbrauch fragt „Plan minus Ist“, der Fertigstellungsgrad fragt „Plan minus Rest“ – beides zusammen ergibt ein realistisches Bild.

Zwei einfache, aber zentrale Verbrauchskennzahlen – Grundlage für Wirtschaftlichkeit und Zielerreichung.

Misst die Produktivität: Wurden die fertiggestellten Vorgänge zu den geplanten Kosten realisiert? Nur aussagekräftig, wenn Planung und Ist-Erfassung dieselbe Struktur nutzen.

Misst die Kosten-Nutzen-Relation: Wurde für das erreichte Ergebnis so viel Budget benötigt wie geplant? Ein Maß für die Effizienz der Investition.

Ein Maß für die Wirksamkeit des Projekts insgesamt. Beispiel: FG = 50 %, Budgetverbrauch = 50 %, Zeitverbrauch = 50 % → Zielerreichung = 100 %. Bei FG = 10 %, Budgetverbrauch = 10 %, Zeitverbrauch = 20 % ergibt sich dagegen nur 33 %.

Zeigt, wie lange es dauert, bis der erste Vorgang eines Projekts abgeschlossen ist – erst dann lässt sich ein belastbarer CPI messen.

Je länger diese Totzeit, desto später fällt auf, ob die Planung realistisch war: ein direktes Maß für Planungsrisiko.

Je mehr Vorgänge gleichzeitig „offen“ sind, desto größer das Risiko bei der Abnahme. Im Ist entspricht dieser Wert dem maximal auftretenden Obligo.

Beantwortet die Frage: Wie viele Personen werden in der Spitzenlast benötigt – z. B. wie viele Experten mit einem bestimmten Know-how gleichzeitig? Grundlasten sollten dabei separat betrachtet werden.

Zeigt, wie viel Budget ein Projektleiter im Schnitt pro Tag verantwortet – ein Indikator für den nötigen Reifegrad der eingesetzten Projektleitung.

Zeigt, wie fein ein Projekt strukturiert ist – ein Indikator für den Reifegrad der Projektplanung.

Ein grober Überschlag, wie viel Projektleitungskapazität ein Projekt benötigt – auf Basis eines unternehmensspezifischen Erfahrungswerts.

Der Kennzahlenkatalog des Projektleitstands ist nicht statisch. Neue Kennzahlen können im laufenden Betrieb ergänzt werden – abgestimmt auf Ihre Steuerungslogik, Ihre Branche und Ihre Datenbasis.

Sprechen Sie uns an, welche Kennzahl Ihrem Management noch fehlt.

Der Alltag ist geprägt von einer Flut an E-Mails, Chatnachrichten und Tickets – wichtige Informationen gehen darin unter, und niemand reagiert von allein rechtzeitig.

Der Projektleitstand „treibt“ den Workflow deshalb aktiv: Er verschickt keine allgemeine Mail, sondern eine konkrete Aufforderung an genau die verantwortliche Person – mit einem Link direkt auf „ihre“ Datenmaske, in der die Entscheidung oder Eingabe ansteht.

Das Ergebnis: keine Suche nach der richtigen Stelle im System, keine Rückfragen – sondern ein Klick zur konkreten Aufgabe.

Mehr: Workflow-Engine ↗

DMS steht für Dokumenten-Management-System. Im Projektleitstand verknüpft die DMS-Engine jede relevante Änderung automatisch mit ihrem Nachweis – Protokoll, Freigabe, Vertrag oder Lieferantendokument.

So bleibt jede Kennzahl, jede Eskalation und jede Entscheidung im Leitstand belegbar, ohne dass Dokumente manuell gesucht oder verlinkt werden müssen.

Mehr: DMS & Dokumentleitstand ↗

PRM steht für Partner- und Rollen-Management. Die PRM-Engine ermittelt automatisch, wer für einen Vorgang zuständig ist – Rolle, Person, Team oder Entscheider – auch über Unternehmensgrenzen hinweg, etwa bei externen Lieferanten oder Partnerfirmen.

Erst durch PRM weiß der Workflow, an wen genau eine Aufforderung, Freigabe oder Eskalation adressiert werden muss.

Mehr: CRM-Kontaktmanagement ↗

KRITIS steht für Kritische Infrastrukturen – Organisationen und Einrichtungen, deren Ausfall erhebliche Folgen für die Versorgung der Bevölkerung oder die öffentliche Sicherheit hätte. Dazu zählen unter anderem die Sektoren Energie, Wasser, Gesundheit, Transport & Verkehr, Ernährung, Finanz- und Versicherungswesen sowie Informationstechnik und Telekommunikation.

Betreiber kritischer Infrastrukturen unterliegen in Deutschland besonderen gesetzlichen Anforderungen an die IT-Sicherheit (u. a. BSI-Gesetz und BSI-Kritisverordnung): Sie müssen den Stand der Technik einhalten, Sicherheitsvorfälle melden und ihre Vorkehrungen regelmäßig nachweisen.

KRITIS-konforme Auslieferung bedeutet für den Projektleitstand: Der On-Premise-Betrieb erfolgt vollständig in Ihrer eigenen, abgesicherten Infrastruktur – ohne Cloud-Zwang, auf Wunsch in abgeschotteten Netzen, mit nachvollziehbaren Update-Prozessen und einer Systemarchitektur, die sich in Ihre Sicherheits- und Nachweisanforderungen einfügt.