Vom Adressbuch
zum Kontakt­leitstand

Es ist beides: Das factory CRM lässt sich als klassische CRM- und Sales-Lösung einsetzen, geht durch Rollenlogik, Dokumentenbezug, Datumstrigger, DSGVO-Engine, Workflows, Historisierung und Object-Map aber deutlich in Richtung Kontaktleitstand. Personen werden aktiv in Geschäftsprozesse eingebunden – mit CRM eigenständig oder als Modul integriert in die factory-Produktfamilie.

Eine einfache Kontaktverwaltung speichert Adressen. Das factory CRM verbindet Personen mit Rollen, Organisationen, Projekten, Dokumenten, Aufgaben, Terminen, Fristen, DSGVO-Regeln und Historien. Aus einem Kontakt wird so ein aktives Prozessobjekt, das in Vertrieb, Personal, Ausbildung, Projektmanagement und Einsatzplanung genutzt werden kann.

Das factory CRM eignet sich für alle Prozesse, in denen Menschen mit Rollen, Aufgaben, Dokumenten, Terminen, Fristen und Nachweisen verbunden sind. Dazu gehören Vertrieb und Sales, Kundenmanagement, Projektmanagement, Ausbildungsmanagement, Personalverwaltung, Qualifikationsmanagement, Schichtplanung, Einsatzplanung, Fachgruppen, Lieferantenmanagement und die Zusammenarbeit mit externen Partnern. In jedem Einsatzfeld wird dieselbe Person im passenden Zusammenhang geführt – mit Rollen, Zuständigkeiten, Dokumenten, Aufgaben, Kommunikation, Fristen, Gültigkeiten und Historie.

Ja. Eine Person kann gleichzeitig Kunde, Ansprechpartner, Projektleiter, Schulungsteilnehmer, Fachkraft, Prüfer, Lieferant oder externer Partner sein. Das CRM bildet diese Mehrfachrollen strukturiert ab und zeigt die Person im jeweiligen Arbeitszusammenhang – ohne Dubletten.

Ja. Kontakte, Aufgaben, Gesprächshistorien, Wiedervorlagen und Dokumente werden zentral geführt, sodass mehrere Personen standortübergreifend an denselben Kontakten arbeiten. Für internationalen Vertrieb lassen sich Kontakte nach Ländern, Regionen, Branchen, Rollen und Potenzialen strukturieren; Historisierung und Rollenrechte halten nachvollziehbar, wer welche Information ergänzt und welcher nächste Schritt ansteht.

Ja. Die Benutzeroberfläche kann mehrsprachig erweitert werden; Menüpunkte, Feldbezeichnungen, Hilfetexte und Oberflächenbegriffe werden in die gewünschten Sprachen übertragen, etwa Deutsch, Englisch und Französisch. Notizen, individuelle Texte und hochgeladene Schriftstücke werden beim Sprachwechsel aktuell nicht automatisch übersetzt.

Ja. Als Personen- und Rollenleitstand verbindet es Mitarbeitende mit Rollen, Funktionen, Abteilungen, Standorten, Qualifikationen, Dokumenten, Fristen, Wiedervorlagen und Ansprechpartnern. Damit eignet es sich für strukturierte Personalprozesse, Nachweise, Verantwortlichkeiten und personenbezogene Workflows.

Ja. Im Ausbildungsmanagement lassen sich Auszubildende, Teilnehmende, Trainer, Prüfer, Betreuer, Stationen, Schulungen und Prüfungstermine abbilden. Zertifikate, Schulungsnachweise, Berechtigungen und Qualifikationen werden an der Person geführt; Ablaufdaten sind mit Triggern verbunden, sodass automatisch Erinnerungen, Aufgaben oder Eskalationen entstehen.

Ja. Personen können Schichten, Teams, Standorten, Fachgruppen, Qualifikationen und Einsatzbereichen zugeordnet werden. So entsteht ein Überblick über Besetzungsstärken, verfügbare Kompetenzen, Altersstruktur, Nachfolgebedarf und kritische Rollen in der Einsatzplanung.

Ja. Personen werden als Projektrollen geführt – etwa Projektleiter, Bauleiter, Auftraggeber, Prüfer, Lieferant, Genehmigungsstelle oder interner Freigeber. Aufgaben, Dokumente, Freigaben, Termine, Risiken und Entscheidungen lassen sich direkt mit diesen Rollen verbinden.

Ja. Auf jedes relevante Datum kann ein Trigger gelegt werden – Rückrufe, Nachfassaktionen, Zertifikatsabläufe, Prüfungs- und Angebotsfristen, Datenschutz- oder Vertragsereignisse lösen automatisch Aufgaben, Erinnerungen oder Eskalationen aus. Wiederkehrende Vertriebsabläufe wie Dankesmail, Unterlagenversand, Angebotsnachfassung und Entscheidungsabfrage lassen sich als Terminketten standardisieren, ohne die persönliche Bearbeitung einzuschränken.

Ja. Kontakte lassen sich nach Branche, Region, Rolle, Interesse, Produktbezug, Status, Potenzial oder Kundengruppe segmentieren. So werden Kampagnen, Zielgruppen, Vertriebsaktionen und Kontaktlisten strukturiert vorbereitet und nachverfolgt.

Kontakte lösen über die factory Workflow-Engine Aufgaben, Freigaben, Wiedervorlagen und Eskalationen aus. Dokumente an der Person – Zertifikate, Verträge, Nachweise, Protokolle, Genehmigungen – werden über das DMS Dokumentenmanagement im Kontext von Rolle, Projekt und Organisation geführt: rollenbasiert, versioniert und fristengesteuert.

Ja. Die DSGVO-Engine überwacht Aufbewahrungs-, Lösch- und Verschlüsselungsfristen, Einwilligungsstatus und Datenschutzaktionen je Personenkategorie. Nach Fristablauf werden personenbezogene Daten anonymisiert oder unwiderruflich verschlüsselt, während die fachliche Historie nachvollziehbar bleibt – etwa, dass ein Unternehmen einen Projektleiter gestellt hatte, während Name, Telefonnummer und weitere Daten geschützt sind.

Ja. Sichtbarkeit und Bearbeitung werden abhängig von Benutzerrolle, Fachbereich, Projektzuordnung, Personenkategorie, Dokumententyp, Sicherheitsstufe, Organisationseinheit, Prozessstatus und DSGVO-Status gesteuert. Externe Partner wie Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder Prüfer werden rollenbasiert eingebunden und sehen nur die für ihre Rolle vorgesehenen Informationen, Dokumente und Vorgänge.

Möglich sind Auswertungen zu aktiven Kontakten, Leads, Sales-Pipeline, offenen Wiedervorlagen, überfälligen Aufgaben, Angeboten, Kundenregionen, Projektkontakten, Zertifikatsfristen, Schulungsständen, Besetzungsstärken, Altersstruktur, Nachfolgebedarf, DSGVO-Fristen und Kommunikationsintensität – aufbereitet für Vertrieb, Projektleitung, HR, Ausbildungsleitung und Management.

Das factory CRM eignet sich für Unternehmen, Behörden, kommunale Einrichtungen, Bildungsträger, projektorientierte Organisationen und Dienstleister. Überall dort, wo Personen mit Rollen, Zuständigkeiten, Dokumenten, Fristen, Nachweisen und Kommunikationsprozessen verbunden sind, schafft das CRM eine zentrale und prozessbezogene Kontaktsicht. Als Kontaktdrehscheibe unterstützt das CRM Vertrieb, Projektmanagement, Personalverwaltung, Ausbildungsmanagement, Qualifikationsmanagement, Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, Schichtplanung, Reporting und Management-Cockpit – rollenbezogen, nachvollziehbar und mit durchgängiger Prozessunterstützung.

Ja. Vorhandene Kontaktdaten lassen sich per Import aus Excel oder CSV übernehmen; eine Datenmigration aus bestehenden Kontaktlisten ist möglich. Über eine REST-API sowie Schnittstellen zu E-Mail, Kalender, ERP-, HR- und Projektsystemen bindet sich das CRM an bestehende Systemlandschaften an.